Gestão do Programa de Compliance

SUPORTE DA ALTA ADMINISTRAÇÃO

No Aeroporto Regional de Maringá temos o total apoio de nossa alta direção, é uma condição indispensável e permanente para o fomento a uma cultura ética e de respeito às leis e para a aplicação efetiva do Programa de Compliance.
O comportamento da alta administração e a maneira como ela se comunica com os demais colaboradores são os itens que mais influenciam a cultura. Muito mais do que os tradicionais códigos de conduta e treinamentos.
No que diz respeito à cultura, o exemplo influencia muito mais do que qualquer discurso ou documento.
Com as práticas de Compliance, eventuais desvios em relação à política interna da Companhia podem ser identificados e até mesmo evitados. Isso traz segurança para todos os públicos influenciados por nossas atividades, como os clientes, os acionistas, a comunidade e os próprios colaboradores, que têm a garantia de que todas as diretrizes estabelecidas para a organização estão sendo cumpridas e contam com um processo de controle e gestão.
Simplificando, o Compliance atua para que a Companhia seja digna de confiança e cabe a todos os colaboradores contribuir para que a nossa Companhia esteja em conformidade com todos os regulamentos previstos.

AVALIAÇÃO DOS RISCOS

Riscos são eventos com impactos negativos no atingimento de um objetivo. Riscos são eventos potenciais, não certos. Portanto é muito importante que, antes de se falar em avaliação de riscos, se conheça os objetivos de sua Companhia e do seu programa de Compliance, pois este pilar é uma das bases do sucesso do Programa de Compliance, uma vez que o código de conduta, as políticas e os esforços de monitoramento deverão ser construídos com base nos riscos que forem identificados como relevantes durante a fase de análise. A efetiva condução de uma análise de riscos envolveu fase de planejamento, entrevistas, documentação e catalogação de dados, análise de dados e estabelecimento de medidas de remediação necessárias.
O Aeroporto Regional de Maringá, também dispõe em sua estrutura a Auditoria Interna que tem, dentre outras atribuições, a de revisar e supervisionar os controles internos e a administração de riscos da Companhia, de forma a assegurar a boa gestão dos recursos e a proteção e valorização do patrimônio.

CÓDIGO DE CONDUTA

O código de conduta é o alicerce principal. Ele estabelece, entre outros tópicos, os direitos e obrigações dos diretores da Companhia, gerentes, coordenadores, funcionários, agentes e parceiros comerciais.
Após nossa avaliação dos riscos e identificação das leis, regulamentações, códigos aplicáveis a suas operações, iniciamos as documentações do Programa de Compliance com a elaboração das políticas de Compliance. Essas documentações servem como a formalização inicial daquilo que é a postura da Companhia em relação aos diversos assuntos relacionados a suas práticas de negócios, e servirá como uma bússola que guiará – em conjunto com as ações e exemplos da alta administração, seus colaboradores para o caminho de práticas éticas e legais ("compliant") na condução de suas atividades. Também servirá para evidenciar o compromisso da Companhia com o Programa de Compliance, pois qualquer discussão sobre a efetividade de um Programa de Compliance passa pela avaliação da existência, do nível de formalização, da qualidade e do alcance das políticas e procedimentos relacionados ao Programa.

CONTROLES INTERNOS

Os controles internos são mecanismos, geralmente formalizados por escrito nas políticas e procedimentos da Companhia, que, além de minimizar riscos operacionais e de Compliance, asseguram que os livros e registros contábeis e financeiros reflitam completa e precisamente os negócios e operações da empresa, conforme requerido por diversos instrumentos, como o FCPA e a Lei Sarabannes-Oxley. Entre outras coisas, os controles internos estabelecem as regras para revisão e aprovação de atividades (especialmente aquelas ligadas a compromissos contratuais e despesas), existência das atividades (para se evitar pagamentos por serviços não prestados, por exemplo), documentação suporte, processamento e registro das transações.
Os controles internos podem ser considerados eficientes e eficazes se a alta administração tiver uma segurança razoável de que:
- Os objetivos das operações da Companhia estão sendo alcançados (objetivos das operações);
- As demonstrações financeiras publicadas são preparadas de maneira confiável (objetivos de relatórios financeiros); e
- As leis e regulamentos aplicáveis estão sendo cumpridos (objetivo de conformidade).

TREINAMENTO E COMUNICAÇÃO

Após nossa identificação dos riscos, da definição dos responsáveis pelo Programa e da elaboração do Código de Conduta e das políticas de Compliance, é de suma importância que tudo isso seja devidamente comunicado ao restante da Companhia. Cada colaborador do conglomerado do Aeroporto Regional de Maringá, independentemente de seu cargo, deverá entender os objetivos do Programa de Compliance, as regras e, talvez o mais importante, seu papel para garantir o sucesso do Programa. Há diversas maneiras de se conduzir treinamentos e comunicações (presencial, concentrada ou em pílulas, realizadas por profissionais internos ou externos), cada uma delas com seus prós e contras, custos, facilidade de acesso e de entendimento. É importante que o responsável pelo Programa de Compliance busque o equilíbrio entre custo e benefício.

Objetivos dos treinamentos dentro do Programa de Compliance:

- Disseminação dos valores, normas, políticas e procedimentos sobre a conduta ética e íntegra nos negócios; e
- Utilização de diversos mecanismos de educação e conscientização tais como recursos online, palestras, workshops, avaliações de aprendizagem e certificações;

GESTÃO DE TERCEIROS

A Companhia realiza negócios por meio de prestadores de serviços e/ ou parceiros e adota um robusto processo de Due Diligence (ou avaliação prévia à contratação) protegendo a reputação da Companhia e assimilando de forma abrangente a estrutura societária e situação financeira do terceiro, bem como levantando o histórico trabalhista, fiscal, ambiental, potenciais agentes e outros parceiros comerciais, de forma a verificar se estes têm práticas comerciais antiéticas, ou que, de outra forma, poderá expor nossa Companhia a um negócio inaceitável ou que envolvam riscos legais.

CANAL DE DENÚNCIAS

Os canais de comunicação do tipo "Canal de Denúncia" fornecem aos colaboradores e parceiros comerciais uma forma de alertar a Companhia para potenciais violações ao Código de Conduta, a outras políticas ou mesmo a respeito de condutas inadequadas de colaboradores ou terceiros que agem em nome da Companhia. Além de ser esperado pelos reguladores que as Companhias implementem este tipo de canal de comunicação, no qual os colaboradores ou parceiros comerciais podem entrar em contato para relatar suas preocupações e denúncias de forma confidencial e anônima, e dentro dos termos da lei local, este tipo de canal é a principal fonte de identificação de fraudes. Além disso, aqueles colaboradores que querem fazer a coisa certa e que estão vendo algo errado acontecendo precisam ter um canal seguro para comunicarem suas preocupações para a Companhia.

INVESTIGAÇÃO INTERNA

A Companhia possui processos internos que permitam investigações para atender prontamente às denúncias de comportamentos ilícitos ou antiéticos. Tais processos garantem que os fatos sejam verificados, responsabilidades identificadas e, em sendo necessário, definir as sanções (medidas disciplinares, por exemplo) e ações corretivas mais apropriadas e consistentes a serem aplicadas, não importando o nível do agente, gerente ou colaborador que as causou.
Uma investigação eficaz protege os interesses da Companhia e dos seus acionistas por meio da prevenção e detecção de má conduta, de uma razoável garantia de que as atividades da Companhia estejam de acordo com as leis e regulamentações aplicáveis e, também, identificando áreas de melhoria para as operações internas. E, também, demonstra o compromisso da Companhia com fazer o correto e punir aqueles que não compartilham dos mesmos valores éticos que ela.
O Aeroporto Regional de Maringá não permite ou tolera qualquer retaliação contra colaboradores, fornecedores e clientes que, de boa-fé, registrem comunicação no Canal de Denúncias.

MONITORAMENTO E AUDITORIA

O Programa de Compliance sólido se mede pela sua efetividade e para saber se o Programa de Compliance está caminhando na direção correta, é necessário implementar um processo de avaliação constante, chamado monitoramento, bem como auditorias regulares, que visam identificar se os diversos pilares do Programa de Compliance estão funcionando conforme planejado, se os efeitos esperados da conscientização dos colaboradores estão se materializando na Companhia e se os riscos identificados previamente estão sendo controlados como previsto (e, também, se novos riscos surgiram no decorrer das operações).